دفاتر تجاری و کاربرد آنها چیست ؟

مجموع معاملات بزرگ و کوچکی که توسط تاجر انجام شود ، تجارت نام دارد. مسلما نکته اساسی برای یک تاجر این است که  قیمت اجناس خود را بدون هیچ خطایی بداند تا در زمان فروش منافع خود را در نظر بگیرد. برای هر تاجر پیش می آید که برخی از اجناس را نسیه ، یا این که بخشی از اجناس را تحویل نگیرد برای این منظور باید تاجر تمامی کارهای خود را در دفترچه یادداشت کند. این مرحله کاری ابتدایی ترین مرحله کاریه یک تاجر می باشد

قانون برای این که به راحتی بتواند از طبقه تجار حمایت نماید و به امور تجارتی هم نظم دهند ، تاجرین را موظف به داشتن دفاتر کرده است : این امر به دو دلیل است ، اولین دلیل این است که اعتبار خاصی به دفاتر تجاری بدهد و دومین دلیل هم این است که در هنگام ورشکستگی و سایر موارد ، جریان کاملا روشن باشد.

دلیل دیگری که برای هر تاجر مهم و اساسی می باشد ، این است که داشتن دفاتر تجاری به کار آن ها سرعت می دهد و. همه معاملات یک تاجر باید در دفاتر اسناد رمی انجام شود . از طرفی ویژگی اصلی در تجارت و بردن منفعت اغلب منوط به سرعت کار است و اگر بخواهد برای هر کاری به دفاتر اسناد رسمی مراجعه کند از سرعت کاری آن ها کاسته می شود و در نتیجه کار آن ها رکود پیدا می کند. از این جهت ثبت معاملات و اوضاع تجارتی در دفاتر تجارتی به خودی خود سند محسوب شده است.

طبق ماده ۶ قانون تجارت، «هر تاجری به استثنای کسبه جزء مکلف است دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظامنامه، قائم‌مقام این دفاتر قرار می‌دهد، داشته باشد:

1. دفتر روزنامه.
2. دفتر کل.
3. دفتر دارایی.
4. دفتر کپیه.

دفتر کل چیست؟

دفتر کل یک دفتر تجارتی است ، در این دفتر تاجر تمامی معاملات خود را حداقل یک بار در هفته دفتری است که تاجر باید تمامی معاملات را لااقل هفته‌ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا کرده و هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند.

دفتر روزنامه

دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی (از قیل خرید و فروش و ظهرنویسی) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می‌کند، در آن دفتر ثبت کند.

دفتر دارایی

دفتری است که تاجر باید هر سال، صورت جامعی از تمام دارایی‌های منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال‌های گذشته را تفکیک‌شده و کامل و به ترتیب در آن دفتر ثبت و امضا کند و تا ۱۵ فروردین سال بعد باید انجام شود. از این طریق می‌توان فهمید که شخص چه مقدار سود و ضرر کرده و چه مالی اضافه یا کم شده است. در صورتی که شخص حقوقی باشد و شرکت آن فعالیت داشته باشد، باید دفاتر را تحویل دارایی دهد؛ در غیر این صورت مشمول جرائم مالیاتی می شوند.

دفتر کپیه

دفتری است که تاجر باید تمامی مراسلات، مخابرات و صورت‌حساب‌های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت کند. امروزه در شرکت‌ها از این دفتر استفاده نمی‌شود و به جای آن، دفاتر اندیکاتور که در آن ورودی و خروجی‌ها به ثبت می‌رسد، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

عدم نگهداری از دفاتر تجاری

• ضمانت اجرای کیفری: اگر شخص نتواند به درستی از دفاتر خود نگهداری کند، به مجازات ورشکستگی به تقصیر از ۶ ماه تا ۲ سال حبس محکوم می‌شود.
• ضمانت اجرای مدنی: در صورت عدم نگهداری صحیح دفاتر، شخص ثالث می‌تواند جبران خسارتی که به او وارد شده است را درخواست کند.

سندیت دفاتر تجارتى

درباره سندیت دفاتر تجارى ماده ۱۴ قانون تجارت چنین تصریح دارد:

«دفاتر تجارى و سایر دفاترى که تجار براى امور تجارتى خود به ‌کار مى‌برند، در صورتى‌ که مطابق مقررات این قانون مرتب شده باشند، بین تجار در امور تجارتى سندیت خواهند داشت؛ در غیر این ‌صورت فقط علیه صاحب آن معتبر خواهند بود.»

سندیت دفاتر از نظر قوانین و مقررات مالى

کلیه دفاتر تجارتى که بر اساس قوانین و ضوابط تعیین‌شده در قانون تجارت تنظیم شده باشد، از نظر محاسبه مالیات سالانه تجار سندیت دارد. اما در صورتى ‌که موارد زیر در آنها وجود داشته باشد، از نظر محاسبه مالیات اعتبارى نداشته و رد خواهند شد:

1. مخدوش بودن مانند تراشیدن، پاک کردن، محو کردن مندرجات، نوشتن بین سطور، جاى سفید گذاشتن یا سفید ماندن تمام یا قسمتى از یک یا چند صفحه آنها یا اشتباه در محاسبه.
2. عدم ارائه دفاتر در مواقع لزوم و محاسبه.
3. استفاده از دفاتر مالى سنوات گذشته.
4. تأخیر بیشتر از حد مجاز و مهلتى که براى نوشتن آنها تعیین شده است.

که در این‌ صورت ممیز مالیاتى به‌ طور على‌الرأس مالیات را تعیین خواهد کرد. منظور از تعیین مالیات به‌‌طریق على‌الرأس یعنى تشخیص مالیات تاجر بر اساس اطلاعاتى که ممیز مالیاتى به‌ دست آورده باشد.

سندیت دفاتر از نظر اثبات حق

در موارد زیر دفاتر تجارتى در دعواى علیه تاجر با تجار دیگر دلیل محسوب مى‌شود:

• هرگاه دعوا علیه تاجر دیگرى باشد.
• دعوا مربوط به مطالبات و محاسبات تجارتى باشد.
• دفاتر تجارتى بر اساس ضوابط مندرج در قانون تجارت تنظیم شده باشد.

در موارد ذیل دفاتر تجارتى دلیل محسوب نمى‌شود:

• در صورتى‌ که اوراق جدیدى به دفتر تجارتى افزوده شده باشد.
• هرگاه مخدوش بودن دفاتر مزبور محقق شده باشد.
• در مواقعى که بى‌اعتبارى دفاتر مورد بحث به‌ وسیله مراجع ذی‌صلاح اعلام شده باشد.

مواردى که تاجر ملزم به ارائه دفاتر خود بوده، به شرح زیر است:

• در صورتى ‌که در دعواى مطروحه (طرح‌شده) به آن استناد شده باشد، ارائه دفاتر مزبور الزامى است.
• چنانچه تسلیم دفاتر و ارائه آن در دادگاه ممکن نباشد دادگاه کارمندى را مأمور می‌کند که به تجارتخانه مراجعه کرده و از تمام یا قسمتى از صفحات دفاتر که لازم و ضرورى باشد، کپى یا رونوشت تهیه کند.
• در صورتى ‌که تاجر از ارائه دفاتر تجارتى خود امتناع کند و نتواند اثبات کند که دفاتر وى تلف شده است یا دسترسى به آن ندارد، دادگاه مى‌تواند دلیل مورد استناد را به نفع و حقانیت استنادکننده محسوب کند.